Αποθήκη εξοπλισμού – Πως να την οργανώσετε;

Η αποθήκη εξοπλισμού είναι ένας πάρα πολύ σημαντικός χώρος ο οποίος περιέχει μηχανήματα, εργαλεία και αναλώσιμο εξοπλισμό που η αξία μπορεί να ανέρχεται σε πολλά εκατομμύρια ευρώ.

Η οργάνωση ενός τμήματος αποθήκευσης εξοπλισμού F&B (Τροφίμων και Ποτών) σε ένα ξενοδοχείο απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό για να διασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα, η ασφάλεια και η εύκολη πρόσβαση στον εξοπλισμό όταν χρειάζεται.

Εδώ θα δοκιμάσουμε να αναπτύξουμε ένα σύστημα οργάνωσης που δεν απαιτεί ειδικό ERP λογισμικό. Το σύστημα αυτό μπορεί να δημιουργηθεί από οποιοδήποτε ξενοδοχείο, μικρό ή μεγάλο.

1. Αξιολογήστε τις ανάγκες αποθήκευσης και εξοπλισμού

Απογραφή Εξοπλισμού: Ξεκινήστε καταλογοποιώντας όλο τον εξοπλισμό F&B.

• Εξοπλισμός μπουφέ (κουτάλες, λαβίδες, σπάτουλες κλπ)
• Επιτραπέζια σκεύη (πιάτα, ποτήρια, μαχαιροπίρουνα κλπ)
• Εξοπλισμός σερβιρίσματος (δίσκοι, καρότσια, γκεριντόν, τραπέζια room service κλπ)
• Εξοπλισμός μπαρ (σέικερ, σουρωτήρια, μπλέντερ, αποξηραντές φρούτων κλπ )
• Εξοπλισμός λάντζας (τροχήλατες θήκες πιάτων, μπασκέτες, θήκες για μαχαιροπήρουνα)
• Δοχεία αποθήκευσης (για τρόφιμα, υγρά και ξηρά προϊόντα)

Διάταξη χώρου: Αξιολογήστε τον διαθέσιμο χώρο αποθήκευσης και κατηγοριοποιήστε τη διάταξη (ράφια, ντουλάπια, χώρος δαπέδου). Προσδιορίστε ζώνες αποθήκευσης για συγκεκριμένους τύπους εξοπλισμού (θα εξηγήσουμε παρακάτω)

2. Χωρίστε τον Εξοπλισμό σε Κατηγορίες

Οργανώστε τον εξοπλισμό σε λογικές κατηγορίες (όπως ακριβώς σας εξυπηρετεί) για να απλοποιήσετε τη διαδικασία εύρεσης και επιστροφής αντικειμένων.

Εξοπλισμός μαγειρέματος: Φούρνοι, εστίες, ψησταριές, κατσαρόλες, τηγάνια κ.λπ.
Εξοπλισμός εστιατορίου: Πιάτα, μπολ, ποτήρια και λοιπά σκεύη.
Εξοπλισμός Μπαρ: Ποτήρια, σέικερ για κοκτέιλ, εργαλεία μπαρ.
Εξοπλισμός σερβιρίσματος: Δίσκοι, πιατέλες
Εξειδικευμένος εξοπλισμός: Μηχανές πάγου, καφετιέρες συντηρητές κρασιών
Εξοπλισμός ειδικά για εκδηλώσεις: Τραπέζια μπουφέ, μεγάλοι δίσκοι δεξιώσεων ή αντικείμενα που χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια ειδικών εκδηλώσεων ή τροφοδοσίας.

3. Καθορίστε Ζώνες Αποθήκευσης

Δημιουργήστε συγκεκριμένες ζώνες εντός του αποθηκευτικού χώρου, έτσι ώστε κάθε τύπος εξοπλισμού να αποθηκεύεται στον καθορισμένο χώρο του.

Ζώνη βαρέως εξοπλισμού: Κρατήστε ογκώδη ή βαριά αντικείμενα όπως ψησταριές, μεγάλες κατσαρόλες και τηγάνια στα κάτω ράφια ή σε καθορισμένες περιοχές όπου είναι εύκολη η πρόσβαση.
Ζώνη Εύθραυστου Εξοπλισμού: Ειδικά ράφια με προστατευτική επένδυση ή ειδικά σχεδιασμένα ράφια για εύθραυστα αντικείμενα όπως κρύσταλλα ή καλές πορσελάνες.
Ζώνη Εξοπλισμού Εκδηλώσεων: Ο εξοπλισμός που χρησιμοποιείται λιγότερο συχνά (εξοπλισμός ειδικά για δεξιώσεις, ειδικά είδη) θα πρέπει να αποθηκεύεται πιο μακριά από τους κύριους χώρους ή σε ειδικό ξεχωριστό χώρο.

4. Σύστημα ραφιών ανάλογα με τη χρήση

Επιλέξτε το σωστό σύστημα ραφιών που ταιριάζει στους τύπους του αποθηκευμένου εξοπλισμού.

Boltless Shelving (Ράφια χωρίς βίδες)
Περιγραφή: Εύκολο στη συναρμολόγηση, χωρίς τη χρήση εργαλείων ή βιδών. Αποτελείται από μεταλλικές δοκούς και ράφια από μέταλλο ή πλαστικό.
Χρήσεις: Ιδανικό για ελαφριά και μεσαίου βάρους αντικείμενα. Χρησιμοποιείται σε αποθήκες, κουζίνες εστιατορίων, και καταστήματα.

Pallet Racking (Ράφια για παλέτες)
Περιγραφή: Μεταλλικά ράφια σχεδιασμένα για την αποθήκευση παλετών με τη χρήση περονοφόρων ανυψωτικών. Διατίθεται σε διάφορα μεγέθη και δυνατότητες φόρτωσης.
Χρήσεις: Χρησιμοποιείται σε μεγάλες αποθήκες για αποθήκευση μεγάλων ποσοτήτων προϊόντων ή υλικών σε παλέτες.

Wire Shelving (Μεταλλικά ράφια με πλέγμα)
Περιγραφή: Αποτελείται από μεταλλικά σύρματα που δημιουργούν μια δικτυωτή επιφάνεια. Είναι ελαφρύ και εξασφαλίζει καλή κυκλοφορία αέρα.
Χρήσεις: Κατάλληλο για κουζίνες εστιατορίων (για αποθήκευση τροφίμων), καταστήματα με ευαίσθητα προϊόντα.

Cantilever Racking (Κονσόλες αποθήκευσης)
Περιγραφή: Αποτελείται από μεγάλους οριζόντιους βραχίονες που εκτείνονται από κάθετους πυλώνες. Είναι σχεδιασμένο για την αποθήκευση μακριών αντικειμένων, όπως σωλήνες και ξυλεία.
Χρήσεις: Ιδανικό για υλικά που δεν αποθηκεύονται εύκολα σε παλέτες ή κανονικά ράφια.

Mobile Shelving (Κινούμενα ράφια)
Περιγραφή: Ράφια τοποθετημένα πάνω σε τροχούς ή ράγες, που μπορούν να μετακινηθούν για να μεγιστοποιήσουν το διαθέσιμο χώρο αποθήκευσης.
Χρήσεις: Χρησιμοποιείται σε αρχεία, γραφεία, αποθήκες εντύπων και χώρους όπου χρειάζεται να εξοικονομηθεί χώρος.

5. Σύστημα επισήμανσης
Δημιουργήστε ένα σαφές σύστημα ετικετών για εύκολη αναγνώριση και ανάκτηση:

Ετικέτες ραφιών: Τοποθετήστε ετικέτα σε κάθε ράφι ή τμήμα με την κατηγορία των αντικειμένων που είναι αποθηκευμένα εκεί. Για παράδειγμα, “Μαχαιροπίρουνα – Κουτάλια & πιρούνια”, “Δίσκοι σερβιρίσματος”.
Ετικέτες με χρωματική κωδικοποίηση: Αντιστοιχίστε χρώματα σε διαφορετικές κατηγορίες (π.χ. μπλε για εξοπλισμό μπαρ, κόκκινο για εργαλεία κουζίνας) για ταχύτερη οπτική αναγνώριση.
Barcodes/QR Codes (προαιρετικά): Εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων, οι γραμμωτοί κώδικες ή οι κωδικοί QR μπορούν να βοηθήσουν στην παρακολούθηση και τη διαχείριση των επιπέδων αποθεμάτων.

6. Αναπτύξτε ένα Σύστημα Ελέγχου Αποθεμάτων
Για να αποφύγετε την ακαταστασία και τις ελλείψεις, εφαρμόστε ένα σύστημα ελέγχου αποθεμάτων:

Λογισμικό διαχείρισης αποθέματος: Όπως αναφέραμε και στην αρχή, δεν θα προτείνουμε κάποιο λογισμικό διαχείρισης αποθήκης αλλά απλά προσαρμοσμένα φύλλα Excel για να παρακολουθήσετε την ποσότητα και την κατάσταση κάθε είδους.
Επίπεδα αποθέματος και επαναπαραγγελία: Ορίστε τα ελάχιστα και μέγιστα επίπεδα αποθέματος για κρίσιμα αντικείμενα όπως επιτραπέζια σκεύη και ποτήρια μπαρ, διασφαλίζοντας ότι ο σπασμένος ή φθαρμένος εξοπλισμός αντικαθίσταται.
Περιοδικοί έλεγχοι: Πραγματοποιήστε τακτικούς ελέγχους απογραφής για να βεβαιωθείτε ότι τα αντικείμενα αποθηκεύονται σωστά και να εντοπίσετε τυχόν εξοπλισμό που λείπει ή έχει υποστεί ζημιά.

7. Εφαρμογή Πρωτοκόλλων Ασφάλειας και Υγιεινής
Δεδομένου ότι πρόκειται για χώρο αποθήκευσης F&B, η ασφάλεια και η καθαριότητα είναι ζωτικής σημασίας.

Σωστός αερισμός: Εξασφαλίστε καλό αερισμό στους χώρους αποθήκευσης, ιδιαίτερα εάν αποθηκεύετε εξοπλισμό ευπαθών τροφίμων.
Σταθμοί απολύμανσης: Τοποθετήστε κοντά, είδη καθαρισμού, όπως απολυμαντικά μαντηλάκια ή σπρέι, ειδικά για αντικείμενα που έρχονται σε άμεση επαφή με τρόφιμα (π.χ. σκεύη σερβιρίσματος, πιάτα).
Έλεγχος θερμοκρασίας: Εάν αποθηκεύετε εξοπλισμό ευαίσθητο στη θερμοκρασία ή δοχεία τροφίμων, βεβαιωθείτε ότι η περιοχή έχει ρυθμιστεί σωστά η θερμοκρασία.
Σήμανση δαπέδου: Για μεγαλύτερους χώρους αποθήκευσης, σημειώστε τους διαδρόμους με σαφήνεια για να αποφύγετε ατυχήματα κατά την ανάκτηση μεγάλου εξοπλισμού.

8. Εκπαιδεύστε το προσωπικό για τους κανόνες αποθήκευσης
Εκπαιδεύστε όλα τα μέλη του προσωπικού που εμπλέκονται να ακολουθούν το σύστημα οργάνωσης στην αποθήκη εξοπλισμού:

Σωστή χρήση ετικετών: Διδάξτε στο προσωπικό πώς να ερμηνεύει τις ετικέτες και να αποθηκεύει τα αντικείμενα ανάλογα.
Σωστός χειρισμός: Παρέχετε εκπαίδευση για το πώς να χειρίζεστε με ασφάλεια τον βαρύ ή εύθραυστο εξοπλισμό, ειδικά γυάλινα σκεύη και μεγαλύτερες συσκευές.
Πρωτόκολλο επιστροφής: Δημιουργήστε μια διαδικασία για την επιστροφή του εξοπλισμού στο τμήμα αποθήκευσης μετά τη σαιζόν διασφαλίζοντας ότι έχει καθαριστεί και αποθηκευτεί σωστά.

9. Προσαρμόστε τον χώρο αποθήκευσης για το μέγεθος και τις λειτουργίες του ξενοδοχείου
Εξετάστε το μέγεθος και την κλίμακα των δραστηριοτήτων F&B του ξενοδοχείου:

Μικρά ξενοδοχεία: Για μικρότερα ξενοδοχεία, το σύστημα μπορεί να είναι πιο βασικό, με λιγότερες ζώνες αλλά καλά οργανωμένες κατηγορίες και σαφείς ετικέτες.
Μεγάλα ξενοδοχεία ή θέρετρα: Σε μεγαλύτερα ξενοδοχεία με δραστηριότητες F&B μεγάλου όγκου, μπορεί να είναι απαραίτητο να εφαρμοστούν πιο προηγμένα συστήματα αποθήκευσης, όπως αυτοματοποιημένη παρακολούθηση αποθεμάτων, ράφια βιομηχανικής ποιότητας και αποκλειστικό προσωπικό για τη διαχείριση της αποθήκευσης και του ελέγχου του αποθέματος.

Έντυπα παρακολούθησης στην Αποθήκη εξοπλισμού

Για να δημιουργήσεις ένα Excel για την παρακολούθηση στην αποθήκη εξοπλισμού των F&B (Food & Beverage) τμημάτων ενός ξενοδοχείου, πρέπει να οργανώσεις τις πληροφορίες σε διαφορετικές στήλες και γραμμές, οι οποίες θα περιλαμβάνουν δεδομένα σχετικά με τον εξοπλισμό, τα αποθέματα, τη χρήση και άλλες σχετικές πληροφορίες. Παρακάτω θα σου δώσω ένα παράδειγμα δομής που μπορείς να χρησιμοποιήσεις:

Φύλλο 1 : Απογραφή στην Αποθήκη εξοπλισμού

Επεξηγήσεις:

• Α/Α: Αύξων αριθμός για την ταξινόμηση του εξοπλισμού.
• Κατηγορία Εξοπλισμού: Κατηγορίες όπως ποτήρια, μαχαιροπίρουνα, πιάτα κ.λπ.
• Όνομα Εξοπλισμού: Το όνομα του συγκεκριμένου είδους εξοπλισμού (π.χ. Ποτήρι κρασιού, Πιρούνι).
• Κωδικός Προϊόντος: Ένας μοναδικός κωδικός για κάθε προϊόν για ευκολότερη αναφορά.
• Αρχικό Απόθεμα: Το ποσό του εξοπλισμού όταν έγινε η αρχική καταγραφή ή παραλαβή.
• Τρέχον Απόθεμα: Το ποσό του εξοπλισμού που υπάρχει αυτή τη στιγμή στην αποθήκη.
• Ελάχιστο Απόθεμα: Το ελάχιστο ποσό του εξοπλισμού που πρέπει να υπάρχει στην αποθήκη για να είναι σε ασφαλή επίπεδα.
• Ημερομηνία Τελευταίας Παραλαβής: Η ημερομηνία που έγινε η τελευταία παραλαβή εξοπλισμού.
• Παρατηρήσεις: Επιπλέον σχόλια, όπως κατάσταση εξοπλισμού ή αν χρειάζεται παραγγελία.

Φύλλο 2: Κίνηση στην Αποθήκη εξοπλισμού

Επεξηγήσεις:

• Ημερομηνία: Η ημερομηνία της κίνησης.
• Κωδικός Προϊόντος: Ο κωδικός του προϊόντος για την ταυτοποίησή του.
• Όνομα Εξοπλισμού: Το όνομα του προϊόντος που κινείται.
• Κίνηση: Καταγράφεται αν έγινε εισαγωγή (νέα παραλαβή) ή εξαγωγή (χρήση από τα τμήματα).
• Ποσότητα: Ο αριθμός των μονάδων που κινήθηκαν.
• Υπεύθυνος Τμήματος: Ο υπεύθυνος που έκανε την κίνηση του εξοπλισμού.
• Παρατηρήσεις: Σχόλια για την κίνηση.

Μπορείς να δημιουργήσεις πολλά παρόμοια φύλλα απογραφής ανά τμήμα του ξενοδοχείου ανάλογα με τις ανάγκες σου. Παράλληλα να χρησιμοποιήσεις και περισσότερα φύλλα κινήσεων ανά κωδικό ή ανά τμήμα. Με αυτή τη δομή μπορείς να παρακολουθείς το απόθεμα στην αποθήκη εξοπλισμού σε πραγματικό χρόνο, να εντοπίζεις αν χρειάζονται νέες παραγγελίες, και να διατηρείς αρχείο των κινήσεων του εξοπλισμού στα διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου.

Image by vecstock on Freepik