Το KPI το οποίο είναι συντομογραφία του key performance indicator είναι ένας βασικός δείκτης απόδοσης. Είναι μια μετρήσιμη τιμή που δείχνει πόσο αποτελεσματικά μια εταιρεία επιτυγχάνει βασικούς επιχειρηματικούς στόχους. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τα KPI για να αξιολογήσουν την πρόοδό τους και την επιτυχία τους στην επίτευξη των στόχων που έχουν θέσει.
Με απλά λόγια, ένας KPI είναι ένας στόχος πάνω στον οποίον εργάζεστε για να τον επιτύχετε. Για λόγους απλής ερμηνείας, ας δούμε ένα παράδειγμα: έχετε ένα Pool bar και για να είστε κερδοφόροι αυτόν τον μήνα, πρέπει να πουλήσετε 500 signature cocktails.
Έτσι, ορίζετε ως KPI να πουλήσετε 500 cocktail αυτόν τον μήνα. Είτε πρόκειται για 125 κομμάτια την εβδομάδα είτε πουλάτε και τα 500 τις πρώτες 3 ημέρες, ο δείκτης KPI σας επιτυγχάνεται αν φτάσετε αυτό το όριο μέσα στο καθορισμένο χρονικό διάστημα. Όταν είναι η δεύτερη εβδομάδα του μήνα και έχετε πουλήσει 250 cocktail, μπορείτε να καταλάβετε ότι είστε σε καλό δρόμο για να πετύχετε τον στόχο σας.
Τι καθορίζει έναν καλό KPI;
Ένας καλός KPI είναι πρώτα και κύρια, ρεαλιστικός και κατόπιν μετρήσιμος.
1. Οι KPI θα πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τη συνολική επιχειρηματική στρατηγική και τα αποτελέσματα. Η γενική επιχειρηματική στρατηγική θα πρέπει να είναι αυτή που τροφοδοτεί το ύψος των KPI σας.
2. Οι KPI θα πρέπει να είναι ενεργοί σε πραγματικό χρόνο. Αφού ορίσετε τον KPI σας, πρέπει να περιγράψετε τα βήματα που θα ακολουθήσετε για να τον επιτύχετε και κατόπιν τις μετρήσεις που θα κάνετε στην πορεία για να τον παρακολουθείτε. Τι ωφελεί ένας KPI αν δεν έχετε τρόπο να τον επιτύχετε;
Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι οι KPI δεν πρέπει να προκαλούν πρόσθετες ερωτήσεις, αλλά θα πρέπει να κάνουν ακριβώς το αντίθετο: να οδηγούν ξεκάθαρα στη δράση.
3. Οι KPI θα πρέπει όπως είπαμε και παραπάνω να είναι ρεαλιστικοί. Μια καλή συμβουλή είναι να ξεκινήσετε από μικρούς και βραχυπρόθεσμους και κατόπιν να οδηγηθείτε σε μεγαλύτερους και μακροπρόθεσμους. Οι μακροπρόθεσμοι KPI – αν και μπορεί να φαίνονται καλοί στα χαρτιά – καταλήγουν να είναι μη ρεαλιστικοί στην πράξη ορισμένες φορές γιατί σίγουρα θα σας έχουν διαφύγει παράμετροι που μπορεί να εμποδίσουν την υλοποίηση τους.
4. Οι KPI λοιπόν, όπως αναφέραμε θα πρέπει να είναι ταυτόχρονα και μετρήσιμοι.
Όταν λοιπόν ορίζετε έναν KPI, αναρωτηθείτε:
- Τι προσπαθείτε να πετύχετε;
- Ποιο είναι το επιθυμητό τελικό αποτέλεσμα;
- Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα;
- Θυμηθείτε να προσθέσετε το ερώτημα:
Πώς θα μετρήσω τους KPI μου;
Συχνά, ένα εργαλείο με οπτικοποιημένους πίνακες αναλυτικών στοιχείων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας σε σχέση με τους KPI σας.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός KPI και μιας μέτρησης;
Η διαφορά μεταξύ ενός KPI και μιας μέτρησης είναι ελαφρώς διαφοροποιημένη. Αξίζει όμως να σημειωθεί ότι παρά τις λεπτές διαφορές τους, συχνά χρειάζεστε το ένα για να έχετε το άλλο.
| ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ | KPI | ΜΕΤΡΗΣΗ |
|---|---|---|
| Χρονικός ορίζοντας | Συγκεκριμένος χρόνος | Σε εξέλιξη |
| Σκοπός | Παρακολούθηση στόχου και αντικειμένων | Παρακολούθηση της επιχειρηματικής απόδοσης |
| Παράδειγμα | Πώληση 500 cocktail σε 4 εβδομάδες | Μηνιαία Επαναλαμβανόμενα Έσοδα |
Πώς να ορίσετε έναν KPI ;
Τώρα που έχουμε τον ορισμό του KPI, ας ρίξουμε μια ματιά στα βασικά στοιχεία της ρύθμισης τους.
Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οι key performance indicator απαιτούν μια μορφή επικοινωνίας. Όταν ορίζετε έναν KPI, πρέπει να έχετε κατά νου τους βασικούς κανόνες επικοινωνίας: οι συνοπτικές, σαφείς και σχετικές πληροφορίες είναι εξαιρετικά αποτελεσματικές.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε ένα παράδειγμα κακού KPI έναντι ενός καλού.
Εδώ είναι ένα κακό παράδειγμα KPI:
Στη φετινή σαιζόν πρέπει να αυξηθούν οι πωλήσεις των κρασιών στα εστιατόρια του Ξενοδοχείου
Γιατί αυτό είναι κακός KPI; Κατ’ αρχάς, δεν είναι KPI γιατί ως στόχος, είναι απίστευτα ασαφής. Το “να αυξηθούν” δεν διευκρινίζει το πόσο να αυξηθούν. Δεν διευκρινίζει αν πρέπει να υπολογιστεί σε χρήμα η αύξηση ή σε τεμάχια και πόσο;
Δεν υπάρχουν διορθωτικές ενέργειες που να μπορείτε να συνδέσετε με τον KPI σας, εάν δεν έχετε ένα συγκεκριμένο ποσό πάνω στο οποίο εργάζεστε και φυσικά δεν υπάρχει μια άρτια «ανάρτηση στόχου». Ένα καθορισμένο ποσό δηλαδή, για να γνωρίζετε ότι έχετε πετύχει τον στόχο σας και σαφώς δεν υπάρχει τρόπος μέτρησης ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδό σας μέσα στο συγκεκριμένο διάστημα.
Από την άλλη πλευρά, εδώ είναι ένα παράδειγμα καλού KPI:
Αυξήστε τις μηνιαίες πωλήσεις κρασιού στο κεντρικό εστιατόριο κατά 60 φιάλες κάθε μήνα. Αυξήστε τις μηνιαίες πωλήσεις κρασιού στα A la carte εστιατόρια κατά 70 φιάλες κάθε μήνα.
Γιατί είναι αυτός ένας καλός KPI;
Γιατί είναι συγκεκριμένος με περισσότερους από έναν τρόπους:
Περιγράφει τον στόχο σε τεμάχια αλλά και το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου ελπίζετε να τον επιτύχετε.
Έχετε μια συσχετισμένη μέτρηση που μπορείτε να παρακολουθείτε σε σχέση με την πρόοδό σας και μπορείτε να δείτε ποιες συγκεκριμένες ενέργειες πρόκειται να κάνετε για να επιτύχετε τον στόχο σας.
Για να αναπτύξετε μια στρατηγική για τη σύνταξη key performance indicator, ξεκινήστε με τα βασικά:
- Κατανοήστε ποιοι είναι οι οργανωτικοί σας στόχοι
- Πώς σχεδιάζετε να τους επιτύχετε
- Ποιος μπορεί να ενεργήσει βάσει των πληροφοριών που θα λάβετε από τις μετρήσεις
- Ποιες διορθωτικές ενέργειες θα λάβετε αν βλέπετε απόκλιση από τον στόχο
Χρήση ενός πλαισίου SMART για τον καθορισμό των KPI της εταιρείας
Ίσως να αναρωτηθείτε:
“Πώς μπορώ να μετρήσω τους KPI της εταιρείας μου;”
Ένας τρόπος για να μετρήσετε την απόδοση των KPI σας είναι να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο SMART.
Τι είναι το πλαίσιο SMART;
Το SMART είναι το αρκτικόλεξο των χαρακτηριστικών που πρέπει να έχει ένας στόχος για να είναι επιτεύξιμος. Για να βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι σας είναι σαφείς και εφικτοί, πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένα χαρακτηριστικά:
⚠️ Specific – Συγκεκριμένος
⚠️ Measurable – Μετρήσιμος
⚠️ Achievable – Επιτεύξιμος
⚠️ Relevant – Σχετικός
⚠️ Time bound – Με χρονικό όριο
Ο καθηγητής Robert S. Rubin του Saint Louis University, σημειώνει ότι ο ορισμός του αρκτικόλεξου SMART μπορεί να χρειαστεί ενημέρωση για να αντικατοπτρίζει τη σημασία της αποτελεσματικότητας και των σχολίων. Ωστόσο, ορισμένοι το έχουν επεκτείνει ώστε να συμπεριλαμβάνει επιπλέον περιοχές εστίασης. Το έχουν μετατρέψει σε SMARTER, το οποίο περιλαμβάνει το Evaluated – Αξιολογημένος και το Reviewed – Εξετασμένος.
Αν θέλετε να αξιολογήσετε τον KPI που πάτε να ορίσετε, κάνετε στον εαυτό σας κάποιες ερωτήσεις και ελέγξτε στην πράξη το ακρωνύμιο SMART:
- Ο στόχος σας είναι συγκεκριμένος;
- Μπορείτε να μετρήσετε την πρόοδο προς τον στόχο σας;
- Είναι ρεαλιστικά εφικτός ο στόχος;
- Πόσο σχετικός είναι ο στόχος με την επιχείρηση σας και την φιλοσοφία της;
- Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα για την επίτευξη αυτού του στόχου;
Αν μπορείτε να απαντήσετε όλα τα ερωτήματα αυτά, τότε σίγουρα το KPI που ορίσατε είναι σε σωστό δρόμο.
Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση των KPI;
- Οι KPI συνήθως δεσμεύουν τους ευσυνείδητους υπαλλήλους
- Οι KPI, είτε ατομικοί είτε συλλογικοί, είναι ένας βοηθητικός μηχανισμός για τη μέτρηση της απόδοσης, ο οποίος συνδέεται άμεσα με τη θέληση των εργαζομένων να συμμετάσχουν σε έναν στόχο. Έτσι μπορείτε να ξεχωρίσετε ποιοι από τους υπαλλήλους σας θα δείξουν ενδιαφέρον.
- Οι KPI μπορούν να βοηθήσουν στην παραγωγικότητα των υπαλλήλων
Τα παραδοσιακά μέσα διαχείρισης απόδοσης αφορούν τον καθορισμό στόχων, τη μέτρηση της απόδοσης και τη διαχείριση των σχετικών δραστηριοτήτων. Γιατί λοιπόν να μην ενσωματωθούν KPI στη διαχείριση απόδοσης του προσωπικού;
Συμπέρασμα
Είτε χρησιμοποιούνται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων είτε ως κριτήρια για τη μέτρηση των επιπέδων απόδοσης, οι key performance indicator συμβάλλουν στη βελτίωση της συνολικής αποτελεσματικότητας. Η μέτρηση μέσω των KPI μπορεί να επηρεάσει θετικά την πορεία μιας επιχείρησης.
Όταν ξέρεις πώς μοιάζει η επιτυχία, μπορείς να την πετύχεις ευκολότερα.
