Το mail marketing προς τους εσωτερικούς πελάτες, δηλαδή το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας, είναι κάπως ανατρεπτικό ως ιδέα αλλά με λίγη ανάλυση ίσως να αρχίσει να αποκαλύπτει τα οφέλη του.
Ο τίτλος του mail marketing είναι λίγο πολύ γνωστός και αφορά την επικοινωνιακή προσέγγιση μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, ενός κοινού το οποίο έχει αποδεχτεί να λαμβάνει τέτοιου είδους email από τον συγκεκριμένο οργανισμό.
Η πρόθεση της κάθε εταιρείας είναι να χτίσει μια σχέση με το συγκεκριμένο κοινό, η οποία με την πάροδο του χρόνου θα οδηγήσει στην δημιουργία πώλησης ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας και θα μετατρέψει τον επισκέπτη σε πελάτη.
Εδώ θα γεννηθεί όμως ένα ερώτημα. Γιατί να κάνω mail marketing προς το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας;
Σίγουρα οι ειδικοί του μάρκετινγκ έχουν ήδη καταλάβει που αποβλέπει αυτή η ιδέα, αλλά επειδή δεν είμαστε όλοι ειδικοί ας αναλύσουμε διεξοδικά την ιδέα και τα οφέλη που υπόσχεται.
Γιατί χρειάζεται το mail marketing προς τους εσωτερικούς πελάτες (υπαλλήλους);
Εσωτερικός πελάτης της εταιρείας είναι το ανθρώπινο δυναμικό της, για το οποίο η επικοινωνία είναι απολύτως απαραίτητη για την μεγιστοποίηση της αποδοτικότητάς του.
Οι νέες συνθήκες, όπως η δυσκολία εξεύρεσης και διατήρησης του προσωπικού, απαιτούν και νέους τρόπους προσέγγισης της εσωτερικής αυτής επικοινωνίας. Η χρήση της τεχνολογίας και σε αυτόν τον τομέα αποτελεί την αιχμή του δόρατος, προσαρμόζοντας τις παραδοσιακές μεθόδους στο σήμερα και δημιουργώντας εξατομικευμένες (customized) λύσεις για τον κάθε εσωτερικό πελάτη (υπάλληλο).
Είναι πολύ σημαντικό μια εταιρεία να δημιουργήσει μια κουλτούρα προσέγγισης του στελέχους ή του entry level υπαλλήλου αντιμετωπίζοντας τον ως πελάτη. Οφείλει να μελετά τις ανάγκες και τα προβλήματά του, να αναζητά τους κατάλληλους τρόπους επικοινωνίας μαζί του και να τον ικανοποιεί, ώστε και ο υπάλληλος ή το στέλεχος με τη σειρά του να ικανοποιήσει τον εξωτερικό πελάτη της εταιρείας.
Μια εξαιρετική προσέγγιση του θέματος της αποτελεσματικής επικοινωνίας είναι η δημιουργία μιας πλατφόρμας mail marketing προς τους εσωτερικούς μας πελάτες. Το ανθρώπινο κεφάλαιο της εταιρείας μας δηλαδή.
Ποια μορφή θα πρέπει να του δώσω;
Η εξατομίκευση μετράει: Μια τάση στο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η εξατομίκευση. Οι άνθρωποι θέλουν να νιώθουν ότι μιλάς μόνο σε αυτούς. Ακόμα κι αν στέλνεις ένα email προς όλους τους υπαλλήλους θα πρέπει να τους προσφωνεί με το όνομα τους. Το μικρό κατά προτίμηση. Αυτό γίνεται πολύ απλά με μια από τις online πλατφόρμες αποστολής newsletters, ακόμα και τις δωρεάν. Έτσι την επόμενη φορά που θα στείλεις μια σημαντική ενημέρωση, προς όλο το προσωπικό, ο τίτλος θα λέει Γιώργο, Μιχάλη, Νίκο, Μαρία … και όλα αυτά αυτματοποιημένα.
H Εξατομίκευση δεν αφορά μόνο το όνομα ή το επώνυμο. Αφορά το σχετικό με τον συγκεκριμένο χρήστη, περιεχόμενο – Dan Jak
Η κατάτμηση βολεύει: Η κατάτμηση της λίστας του προσωπικού σε βαθμίδες απλοποιεί την σωστή επικοινωνία. Μπορούν να δημιουργηθούν αρκετές κατατμήσεις. Για παράδειγμα σε ένα ξενοδοχείο μπορεί να υπάρξει κατάτμηση ανά τμήμα (reception, housekeeping, f&b, maintenance) κλπ. Μπορεί να υπάρξει κατάτμηση ανά βαθμίδα (Managers, Supervisors) κλπ. Έτσι θα μπορείτε να στέλνετε αυτό που πρέπει σε αυτούς τους οποίους απευθύνεται.
Ο αυτοματισμός γλυτώνει χρόνο: Η αυτοματοποίηση δημιουργεί ένα πρόγραμμα για την αποστολή μιας σειράς εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους υπαλλήλους σας.
Για παράδειγμα, η Δέσποινα προσλαμβάνεται και καταγράφεται στη λίστα των email σας. Μπαίνει εκείνη τη στιγμή, στη ρύθμιση του αυτοματισμού σας.
Έχετε για παράδειγμα ήδη δημιουργήσει ένα σύνολο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αποστολή στους νεοεισερχόμενους. Τι θα συμβεί στη Δέσποινα που μόλις εγγράφηκε;
Το σύστημά μπορεί να στείλει αυτόματα ένα προσωποποιημένο email καλωσορίσματος την πρώτη ημέρα και ένα link πρόσκλησης για να εγγραφεί στην ομάδα Viber ή WhatsApp του τμήματος της για άμεση επικοινωνία με τους συναδέλφους της στο μέλλον.
Την δεύτερη μέρα, το σύστημα μπορεί να έχει προγραμματιστεί να της στείλει ένα email με μια σύντομη επισκόπηση του τμήματος και των βασικών εργασιών μέσα σε αυτό.
Την τρίτη μέρα, μπορεί το σύστημα να έχει προγραμματιστεί να στείλει στον κάθε νέο υπάλληλο ένα manual λειτουργίας του τμήματος του. Αν ανήκει στο εστιατόριο μπορεί να του στείλει το μενού, ή τη λίστα κρασιών, wine pairings για την κάρτα αυτή και άλλα πολλά.
Εναν μήνα μετά μπορεί να έχει προγραμματιστεί να στέλνει μια ηλεκτρονική φόρμα για να αξιολογήσει τις συνθήκες εργασίας, με κάποιες τυποποιημένες ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής αλλά και δυνατότητα για ελεύθερο κείμενο.
Για να στείλεις το σωστό μήνυμα στο σωστό άτομο τη σωστή στιγμή, πρέπει πρώτα να βάλεις τα σωστά δεδομένα στη σωστή βάση δεδομένων τη σωστή στιγμή. – John Caldwell
Αν και όλα αυτά ακούγονται λίγο ρομποτικά, ο αυτοματισμός μπορεί να κάνει τη ζωή σας εύκολη. Κάθε φορά που κάποιος εγγράφεται στη λίστα του προσωπικού σας, και καταχωρείται στην σωστή υπολίστα ανάλογα με το τμήμα του, θα ενεργοποιείται αυτό το σύνολο email ή οποια άλλη ακολουθία έχει επιλέξει το HR.
Η διατήρηση της επαφής είναι κρίσιμη: Στα εποχιακά ξενοδοχεία, τα οποία είναι και τα περισσότερα στην Ελλάδα, η κρισιμότερη περίοδος απώλειας του προσωπικού, είναι η χειμερινή περίοδος. Αρκετοί από τους υπαλλήλους ζουν από το επίδομα του ταμείου ανεργίας, οι αποταμιεύσεις μειώνονται και ενδεχομένως να δεχτούν πιο ευκολόπιστα μια πρόταση από κάποιον ανταγωνιστή, με λίγο καλύτερες αποδοχές στο μισθό τους.
Πόσο διαφορετικά θα σκεφτούν την πιθανή αλλαγή ξενοδοχείου, όταν μέσα σε αυτό το χειμερινό διάστημα η εταιρεία, τους έστειλε ηλεκτρονική κάρτα για τα Χριστούγεννα, την Πρωτοχρονιά, ενημέρωση για κάποια δωρεάν εκπαιδευτικά σεμινάρια που ίσως δεν γνωρίζουν και πιθανώς άλλο πολύτιμο αποκλειστικό εκπαιδευτικό υλικό;
Η δέσμευση γλυτώνει χρήματα: Σε αντίθεση άλλα κανάλια μάρκετινγκ που αποβλέπουν στην πώληση, αυτό εδώ θα σάς επιτρέψει να διατηρήσετε επαφή με τους υπαλλήλους σας σε σταθερή βάση. Είτε είναι ένα απλό, “Σε ευχαριστούμε που είσαι μαζί μας”, είτε ένα αστείο, “Πάμε και πάλι να σκίσουμε” ή ένα ειλικρινές “Χρόνια Πολλά και καλές Γιορτές”, το email μπορεί να είναι ένας εύκολος και αποτελεσματικός τρόπος για να υπενθυμίσετε στους υπαλλήλους σας ότι τους εκτιμάτε. Οι άνθρωποι λατρεύουν όταν μια επιχείρηση τους αντιμετωπίζει ως άτομο και όχι ως πλήθος.
Οι άνθρωποι δεν αγοράζουν αυτό που κάνεις, αγοράζουν το γιατί το κάνεις. – Simon Sinek
Συμπέρασμα
Δημιουργώντας προσωποποιημένα email με ενδιαφέροντα χαρακτηριστικά, αστεία κάποιες φορές, αλλά και εκπαιδευτικά, θα διατηρείτε ουσιαστική επαφή με το προσωπικό σας. Αν ταυτόχρονα τους προσφέρετε και βήμα για να πουν τη γνώμη τους σε μια νέα ιδέα για το τμήμα, ή σε ένα καινούργιο προϊόν θα τους δώσετε αξία και θα τους ενθαρρύνετε να παραμείνουν για μεγάλο χρονικό διάστημα σε μια εταιρεία που τους υπολογίζει, που τους ακούει και που καινοτομεί.
