Τα 5 λάθη στο κλείσιμο της σεζόν που μπορούν να κοστίσουν ακριβά στο F&B και την επόμενη χρονιά.
Ο Οκτώβριος βρίσκει πολλές εποχικές ξενοδοχειακές μονάδες στην τελική ευθεία. Οι πληρότητες μειώνονται, τα τελευταία γκρουπ αναχωρούν και τα τμήματα αρχίζουν σταδιακά να περιορίζουν τη λειτουργία τους.
Για τους ανθρώπους της φιλοξενίας, το τέλος της σεζόν συνοδεύεται συνήθως από κούραση, πίεση και την ανάγκη να ολοκληρωθούν όσο το δυνατόν γρηγορότερα οι τελευταίες εκκρεμότητες.
Κάπου εκεί όμως γίνεται ένα από τα συχνότερα λάθη στη διαχείριση μιας ξενοδοχειακής επιχείρησης: θεωρούμε ότι το κλείσιμο της λειτουργίας σημαίνει και το τέλος της οικονομικής διαχείρισης.
Στην πραγματικότητα, οι τελευταίες εβδομάδες της σεζόν είναι ιδιαίτερα κρίσιμες για το Procurement & Cost Control. Γιατί τώρα δεν αξιολογούμε μόνο τι ξοδέψαμε. Αποφασίζουμε και τι κόστος θα μεταφέρουμε στην επόμενη χρονιά.
Τα 5 λάθη που πρέπει να αποφύγουμε
1. Παραγγέλνουμε σαν να βρισκόμαστε ακόμη στον Αύγουστο
Η μείωση της πληρότητας δεν συνοδεύεται πάντα από αντίστοιχη προσαρμογή των παραγγελιών.
Οι κουζίνες συνεχίζουν να λειτουργούν με τις ίδιες ποσότητες ασφαλείας, οι παραγγελίες βασίζονται στη συνήθεια και οι αποθήκες γεμίζουν με προϊόντα που ενδεχομένως δεν θα καταναλωθούν.
Το αποτέλεσμα είναι γνωστό: υπερβολικά αποθέματα, αυξημένες φύρες και κεφάλαιο δεσμευμένο σε προϊόντα που μπορεί να μη χρησιμοποιηθούν.
Τι πρέπει να γίνει: Εβδομαδιαίο purchasing forecast με βάση την πραγματική πληρότητα, τις κρατήσεις, τα προγραμματισμένα events και τις ημέρες λειτουργίας που απομένουν.
2. Κάνουμε απογραφή χωρίς να αξιολογούμε το απόθεμα
Η τελική απογραφή δεν είναι απλώς μια διαδικασία καταμέτρησης.
Δεν αρκεί να γνωρίζουμε ότι έχουμε €40.000 σε αποθέματα. Χρειάζεται να γνωρίζουμε πόσα από αυτά είναι πραγματικά αξιοποιήσιμα.
Προϊόντα με κοντινή ημερομηνία λήξης, ανοιγμένες συσκευασίες, αργοκίνητοι κωδικοί και υλικά που δεν μπορούν να διατηρηθούν μέχρι την επόμενη σεζόν χρειάζονται διαφορετική αντιμετώπιση.
Τι πρέπει να γίνει: Διαχωρισμός αποθεμάτων σε αξιοποιήσιμα, μεταφερόμενα στην επόμενη σεζόν και μη αξιοποιήσιμα, με σωστή αποτίμηση και καταγραφή.
3. Δεν αξιολογούμε τις συμφωνίες των προμηθευτών
Πόσες φορές ολοκληρώνεται μια σεζόν χωρίς να γνωρίζουμε αν οι αρχικές εμπορικές συμφωνίες τηρήθηκαν;
Τιμές που άλλαξαν, έκτακτες αγορές, πιστωτικά που εκκρεμούν και διαφορές στις παραδόσεις μπορούν να επηρεάσουν το τελικό αποτέλεσμα.
Τι πρέπει να γίνει: Αξιολόγηση προμηθευτών με βάση όχι μόνο την τιμή, αλλά και την ποιότητα, τη συνέπεια, τη διαθεσιμότητα και το συνολικό κόστος συνεργασίας.
4. Κλείνουμε τη σεζόν χωρίς να αναλύσουμε το πραγματικό F&B Cost
Το να γνωρίζουμε ότι το food cost έκλεισε στο 36% δεν αρκεί.
Πρέπει να γνωρίζουμε γιατί έκλεισε εκεί.
Ήταν θέμα αυξημένων τιμών; Λανθασμένου costing; Υπερπαραγωγής; Φύρας; Διαφορετικού μείγματος πωλήσεων;
Χωρίς αυτή την ανάλυση, η επιχείρηση κινδυνεύει να επαναλάβει τα ίδια λάθη την επόμενη χρονιά.
Τι πρέπει να γίνει: Σύγκριση budget, theoretical cost και actual cost, με ανάλυση αποκλίσεων ανά outlet και βασική κατηγορία προϊόντων.
5. Χάνουμε την εμπειρία της ομάδας μαζί με το τέλος της σεζόν
Οι άνθρωποι που εργάστηκαν καθημερινά στην κουζίνα, στις αποθήκες, στις παραλαβές και στα outlets γνωρίζουν προβλήματα που πολλές φορές δεν αποτυπώνονται σε κανένα report.
Προϊόντα που δεν απέδωσαν, διαδικασίες που δυσκόλεψαν τη λειτουργία, προμηθευτές που δημιούργησαν προβλήματα.
Αν αυτή η πληροφορία δεν καταγραφεί πριν αποχωρήσει το εποχικό προσωπικό, χάνεται πολύτιμη γνώση.
Τι πρέπει να γίνει: Σύντομες συναντήσεις απολογισμού με τους υπευθύνους των τμημάτων και καταγραφή συγκεκριμένων προτάσεων βελτίωσης για την επόμενη σεζόν.
Case Study: Πόσο μπορεί να κοστίσει ένα κακό κλείσιμο;
Ένα παράδειγμα από ξενοδοχείο 4 αστέρων, 150 δωματίων, στη Ρόδο.
Η μονάδα ολοκληρώνει τη σεζόν στα τέλη Οκτωβρίου, με συνολικές αγορές F&B ύψους €750.000.
Η διοίκηση θεωρεί ότι η χρονιά πήγε ικανοποιητικά. Ωστόσο, κατά τον τελικό έλεγχο εντοπίζονται οι παρακάτω οικονομικές επιπτώσεις:
- Μη αξιοποιήσιμα αποθέματα και ληγμένα προϊόντα €14.000
- Υπερβολικές αγορές τελευταίου μήνα που κατέληξαν σε φύρα €8.000
- Μη διεκδικημένα πιστωτικά και διαφορές τιμών €10.000
- Συνολική επιβάρυνση €32.000
Ενδεικτικό οικονομικό σενάριο, όχι στοιχεία πραγματικής ξενοδοχειακής μονάδας. Τα ποσά αφορούν διακριτές απώλειες ώστε να μην υπάρχει διπλή καταμέτρηση.
Πού εντοπίστηκαν οι απώλειες
Τα €32.000 αντιστοιχούν στο 4,2% περίπου των συνολικών αγορών F&B της σεζόν.
Και εδώ βρίσκεται το σημαντικότερο στοιχείο: δεν πρόκειται για απώλειες που προέκυψαν επειδή το ξενοδοχείο δεν είχε πελάτες ή επειδή οι τιμές πώλησης ήταν χαμηλές.
Πρόκειται για κόστος που θα μπορούσε σε σημαντικό βαθμό να είχε περιοριστεί με καλύτερο προγραμματισμό και έλεγχο.
Αντίστοιχα, με έγκαιρη παρέμβαση η επιχείρηση θα μπορούσε να είχε μειώσει τις τελευταίες παραγγελίες, να αξιοποιήσει εγκαίρως τα διαθέσιμα προϊόντα και να διεκδικήσει τις εκκρεμείς πιστώσεις.
Το κλείσιμο της σεζόν είναι η αρχή της επόμενης
Το σημαντικότερο ίσως λάθος είναι ότι πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν τον σχεδιασμό της νέας σεζόν χωρίς να έχουν ολοκληρώσει την αξιολόγηση της προηγούμενης.
Ανανεώνουν μενού, συζητούν νέες συμφωνίες και προετοιμάζουν budgets χωρίς να έχουν ξεκάθαρη εικόνα για το τι πραγματικά λειτούργησε. Κι όμως, τα στοιχεία υπάρχουν ήδη μέσα στην επιχείρηση.
Οι αγορές, οι καταναλώσεις, οι απογραφές, οι αποκλίσεις και οι παρατηρήσεις της ομάδας αποτελούν τη βάση για καλύτερες αποφάσεις. Το ζητούμενο είναι να αξιοποιηθούν εγκαίρως.
Το πραγματικό αποτέλεσμα μιας σεζόν δεν φαίνεται μόνο στον τζίρο
Γιατί το Procurement & Cost Control δεν σταματά όταν φεύγει ο τελευταίος πελάτης.
Αντίθετα, τότε είναι η στιγμή να αξιολογήσουμε τις αποφάσεις μας, να αναγνωρίσουμε τα λάθη και να δημιουργήσουμε τις βάσεις για μια πιο αποδοτική επόμενη χρονιά.
Η σεζόν δεν κλείνει σωστά όταν αδειάσουν οι αποθήκες και κλείσουν τα outlets. Κλείνει σωστά όταν γνωρίζουμε τι πραγματικά κερδίσαμε, τι χάσαμε και κυρίως τι δεν πρέπει να επαναλάβουμε.
