Ποιοι είναι οι τρόποι ελέγχου αποθεμάτων; Για να παρακολουθείτε σωστά, να ελέγχετε και να διαχειρίζεστε συνολικά το απόθεμά σας στα ποτά, του bar σας, χρειάζεται λίγος χρόνος και κάποια απλά βήματα που μπορεί να εφαρμόσει κάθε επιχείρηση.
Όσο πιο μικρή η επιχείρηση, τόσο πιο αναγκαία είναι αυτά τα μέτρα δεδομένου οτι δεν θα υπάρχει δυνατότητα για υπερσύγχρονα POS και ERP καθώς και εξειδικευμένο προσωπικό ελέγχου.
Εάν ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα, θα μειώσετε δραματικά τις πιθανότητες για προβλήματα διαρροής εσόδων (που μπορεί να γνωρίζετε ή να μην γνωρίζετε καν ότι έχετε) και να προσθέσετε επιπλέον έσοδα.
Αυτοί οι τρόποι ελέγχου αποθεμάτων είναι βοηθητικοί πέρα από την ύπαρξη κάποιου τύπου συστήματος ελέγχου, επομένως θα υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε ήδη ή σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων.
1) Ποτέ μην αφήνετε τους υπαλλήλους να διενεργούν απογραφή
Αυτή η διαδικασία πρέπει να αφεθεί αποκλειστικά στον manager του bar και στο αρμόδιο άτομο από τον έλεγχο. Αν θέλετε οι υπάλληλοι να διενεργούν την απογραφή, θα πρέπει απλώς να μετρούν όχι να συμπληρώνουν τα έντυπα και ακόμη περισσότερο να γνωρίζουν ποιο είναι το απόθεμα που θα πρέπει να έχουν.
2) Οι μπάρμεν δεν πρέπει να παραγγέλνουν χωρίς κάποια επίβλεψη
Το ειδικό διευθυντικό προσωπικό θα πρέπει να συνεπιτηρεί την ποσότητα της παραγγελίας και να έχετε προεπιλέξει μια ιδανική ποσότητα ποτών στην αποθήκη ώστε να μην παραγγέλνουν κατά την κρίση τους.
Δεν θα σας γλυτώσει μόνο από διαρροές αλλά θα αποτρέψει την υπερσυγκέντρωση άχρηστου στοκ στην αποθήκη, αντί αυτά τα χρήματα να είναι διαθέσιμο κεφάλαιο κίνησης.
3) Πάντα να είναι κλειδωμένη η αποθήκη του bar
Όλο το απόθεμα που δεν βρίσκεται στο μπαρ πρέπει πάντα να φυλάσσεται σε ασφαλή, κλειδωμένη θέση.
Είναι καλύτερο να γίνει υποχρεωτική πρακτική, ένα διαρκές σύστημα απογραφής και καταγραφής παραγγελιών καθώς και καταγραφή παραλαβής και παράδοσης των κλειδιών.
4) Εφαρμογή αρχείων καταγραφής παραλαβών
Τα αρχεία καταγραφής του μπαρ πρέπει να αναφέρουν με ακρίβεια πόσα μπουκάλια κάθε προϊόντος πρέπει να βρίσκονται πίσω ανά πάσα στιγμή. Οι μπάρμεν σας θα πρέπει να τηρούν αυτές τις διαδικασίες και να καταγράφουν ότι φεύγει από την αποθήκη προς το bar
5) Καταμέτρηση και σφράγιση φιαλών
Ένα πρόσθετο μέτρο που μπορεί να λειτουργήσει σε μικρές μονάδες είναι να γίνεται καταμέτρηση των άδειων φιαλών και βάσει αυτών να γίνεται η επόμενη παραγγελία. Κάποιες εξωτερικές μονάδες σφραγίζουν τις ετικέτες των ποτών προκειμένου να είναι σίγουροι οι διευθυντές, οτι τα ποτά που πωλούνται δεν έχουν εισέλθει με άλλον τρόπο στην επιχείρηση.
Η λήψη αυτών των προληπτικών βημάτων είναι μια καλή αρχή για την καλύτερη διαχείριση του αποθέματος σας. Εάν θέλετε να έχετε ακόμα πιο σωστή εικόνα των αποθεμάτων σας, θα πρέπει να υιοθετήσετε ένα λογισμικό διαχείρισης αποθήκης συνδεδεμένο με ένα Point Of Sale για την ιδανική λειτουργία.
Σε καμία περίπτωση αυτό το άρθρο δεν έχει σκοπό να υπονοήσει κάτι αρνητικό για το Bar. Θα μπορούσε να αναφέρεται σε ένα εστιατόριο ή σε μια κουζίνα. Πολλές φορές όμως η λήψη προληπτικών μέτρων έχει δείξει οτι μπορούν να βοηθήσουν να μειωθούν τα κόστη έως και 30% διότι το προσωπικό προσέχει περισσότερο και διαχειρίζεται το σύνολο των πόρων σωστότερα όταν γνωρίζει οτι υπάρχει στενότερος έλεγχος.
Photos from Freepik
