Τα Standard Operating Procedures (SOP) είναι μια σειρά διαδικασιών που πρέπει να ακολουθούνται για την ολοκλήρωση εργασιών σύμφωνα με τους κανονισμούς της επιχείρησης.
Μέσα σε αυτές τις διαδικασίες καθορίζονται τα πρότυπα λειτουργίας της επιχείρησής.
Τα SOP παίζουν σημαντικό ρόλο στη μικρή επιχείρησή. Τα SOP είναι πολιτικές, διαδικασίες και πρότυπα που χρειάζονται στη λειτουργία, στο μάρκετινγκ και στη διαχείριση, οι οποίες θα πρέπει να ακολουθούνται με απόλυτη πειθαρχία προκειμένου να διασφαλιστεί η επιτυχία.
Τα Standard Operating Procedures μπορούν να επιτύχουν:
- αποδοτικότητα και επομένως κερδοφορία
- συνέπεια και αξιοπιστία στην παραγωγή και την εξυπηρέτηση
- λιγότερα λάθη σε όλους τους τομείς
- έναν τρόπο επίλυσης συγκρούσεων μεταξύ των συναδέλφων
- ένα υγιές και ασφαλές περιβάλλον
- προστασία των εργοδοτών σε τομείς πρόληψης ατυχημάτων
Η ανάπτυξη ενός SOP αφορά τη συστηματοποίηση όλων των διαδικασιών σας και την τεκμηρίωσή τους. Κάθε επιχειρηματίας έχει τη δική του πολιτική και στυλ διοίκησης, και κάθε επιχειρηματικός κλάδος έχει τις δικές του βέλτιστες πρακτικές.
Κατά συνέπεια δεν θα δείτε δύο επιχειρήσεις με πανομοιότυπους SOP. Παρόλα αυτά, οι μετακινήσεις στελεχών φέρνουν την τεχνογνωσία του ενός στον άλλον επιχειρηματία και κάποια SOP δύναται να μοιάζουν.
Παρακάτω είναι μια λίστα με μερικά τυπικά SOP, τα οποία θα βρείτε ή θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μέσα σε ένα ξενοδοχείο
Παραγωγή / Λειτουργίες
- βήματα γραμμής παραγωγής
- συντήρηση εξοπλισμού, διαδικασίες επιθεώρησης
- εκπαίδευση νέων υπαλλήλων
Οικονομία και Διοίκηση
- διαδικασίες χρέωσης και είσπραξης
- μεγιστοποίηση ταμειακής ροής
Μάρκετινγκ, πωλήσεις και εξυπηρέτηση πελατών
- έγκριση εξωτερικών επικοινωνιών: δελτία τύπου, κοινωνικά μέσα, αγγελίες, κ.λπ.
- προετοιμασία προσφορών
- διαδικασία παροχής υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένων των χρόνων απόκρισης
- πολιτικές επιστροφής χρημάτων από ακυρώσεις κρατήσεων
- αναγνώριση / επίλυση παραπόνων, σχόλια και προτάσεις πελατών
Απασχολούμενο προσωπικό
- περιγραφές εργασίας
- προσανατολισμός και εκπαίδευση των εργαζομένων
- διορθωτικές κινήσεις
- κριτικές απόδοσης
- χρήση διαδικτύου και κοινωνικών μέσων από το προσωπικό με tag της εταιρείας
Νομικά
- πολιτική απορρήτου – GDPR
- χειρισμός πελατών με αλλεργίες
Συμβουλές για τα SOP
- δημιουργία πριν από την ανακοίνωση τους και επανεξέταση τουλάχιστον ετησίως
- χρήση σαφούς, συνοπτικής γλώσσας έτσι ώστε οι διαδικασίες να είναι απόλυτα κατανοητές
- το επίπεδο λεπτομέρειας στα SOP θα πρέπει να παρέχει επαρκή πληροφόρηση
- κρατήστε αντίγραφα των SOP εκτυπωμένα , έτσι ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν τους υπαλλήλους αλλά κι από τους ελεγκτές.
- όσο περισσότεροι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων, τόσο πιο επιτακτική ή ύπαρξη τους
Photo by prostooleh
