Η τουριστική σεζόν έχει ήδη ξεκινήσει.
Τα ξενοδοχεία ανεβάζουν ρυθμό, τα τμήματα λειτουργούν καθημερινά και η πίεση στην ομάδα μεγαλώνει.

Σε αυτή τη φάση, πολλές επιχειρήσεις αντιλαμβάνονται ότι βασικά κομμάτια της προετοιμασίας δεν ολοκληρώθηκαν όπως έπρεπε: συμφωνίες προμηθευτών, έλεγχος αποθεμάτων, διαδικασίες παραγγελιών, παρακολούθηση food & beverage cost.

Το ερώτημα που προκύπτει είναι απλό:

Μπορεί να σωθεί η κατάσταση όταν η σεζόν έχει ήδη ξεκινήσει;

Η απάντηση είναι ναι.
Ίσως όχι ιδανικά, αλλά σίγουρα αποτελεσματικά, αρκεί να γίνουν γρήγορες και στοχευμένες κινήσεις.

Case Study: Ξενοδοχείο στα Χανιά Κρήτης

• 4* Ξενοδοχειακή Μονάδα
• 140 Δωμάτια
• 2 Εστιατόρια + 1 Bar

Τέλος Μαΐου, η διοίκηση εντοπίζει:

• Food & Beverage Cost στο 37% (ο στόχος ήταν 32%)
• Αυξημένες έκτακτες αγορές
• Ασυμφωνίες σε παραγγελίες
• Υψηλές φύρες στο buffet
• Περιορισμένη εικόνα πραγματικού κόστους

Με απλά λόγια: η λειτουργία προχωρούσε, αλλά το κόστος είχε αρχίσει να ξεφεύγει.

Αποφασίστηκε πρόγραμμα 30 ημερών με στόχο άμεση επαναφορά ελέγχου.

5 άμεσες κινήσεις σε 30 ημέρες

1. Weekly Cost Review αντί για έλεγχο στο τέλος του μήνα

Το πρώτο βήμα ήταν η μετάβαση από μηνιαίο reporting σε εβδομαδιαία παρακολούθηση.

Κάθε εβδομάδα εξετάζονταν:

• Aγορές
• Kατανάλωση
• Food & Beverage cost ανά outlet
• Αποκλίσεις

Γιατί λειτούργησε

Όταν βλέπεις το πρόβλημα νωρίς, μπορείς να το διορθώσεις νωρίς.

2. Έλεγχος των 15 προϊόντων με τη μεγαλύτερη αξία αγορών

Αντί να ελεγχθούν όλα τα είδη, η ομάδα επικεντρώθηκε στα προϊόντα που επηρεάζουν περισσότερο το κόστος:

• Κρέατα
• Ψάρια
• Τυριά
• Έλαια
• Ποτά υψηλής κατανάλωσης/ροής

Αποτέλεσμα

Εντοπίστηκαν τιμολογιακές αποκλίσεις και υπερκατανάλωση σε λίγες μόνο κατηγορίες που δημιουργούσαν το μεγαλύτερο πρόβλημα.

3. Άμεση επαναδιαπραγμάτευση με βασικούς προμηθευτές

Ακόμη και μέσα στη σεζόν, υπήρχε περιθώριο βελτίωσης.

Έγιναν νέες συζητήσεις σε:

• σταθερές τιμές μήνα
• καλύτερους όρους παράδοσης με μείωση δρομολογίων/παραδόσεων
• εναλλακτικούς κωδικούς ίσης ποιότητας

Αποτέλεσμα

Μείωση κόστους 3% έως 5% σε βασικές κατηγορίες αγορών.

4. Έλεγχος buffet & παραγωγής κουζίνας

Ο buffet ήταν το βασικό σημείο απωλειών.

Εφαρμόζοντας ένα εβδομαδιαίο έλεγχο, με ζύγισμα των προϊόντων πριν βγούνε στον buffet και υπολογίζοντας την πραγματική κατανάλωση ανά πελάτη/guest.

Εντοπίστηκαν:

• Υπερπαραγωγή
• Μεγάλα refill χωρίς λόγο
• Λανθασμένες ποσότητες προετοιμασίας

Εφαρμόστηκαν:

• Παραγωγή μικρότερων μεριδών
• Refill ανά συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα
• Καταγραφή των leftovers

Αποτέλεσμα

Σημαντική μείωση φύρας από την πρώτη εβδομάδα.

5. Mini Training στο προσωπικό

Η καλύτερη διαδικασία δεν λειτουργεί χωρίς την ομάδα.

Πραγματοποιήθηκαν σύντομα trainings σε:

• Σωστή μερίδα
• Αποθήκευση προϊόντων
• Σημασία wastage
• Καθημερινή ευθύνη κόστους

Αποτέλεσμα

Το προσωπικό άρχισε να συμμετέχει ενεργά στη βελτίωση.

Τα αποτελέσματα μετά από 30 ημέρες

Μέσα σε έναν μήνα, η εικόνα άλλαξε αισθητά:

• Food Cost από 37% → 33,5%
• Καλύτερος έλεγχος παραγγελιών
• Λιγότερες έκτακτες αγορές
• Χαμηλότερες φύρες
• Καθαρότερη εικόνα P&L

Το εκτιμώμενο οικονομικό αποτέλεσμα θα είναι εξοικονόμηση για τη σεζόν:

€25.000 – €40.000

Τι πρέπει να κρατήσουν οι επαγγελματίες του κλάδου

Όταν η σεζόν έχει ξεκινήσει, δεν χρειάζονται πανικός και οριζόντιες περικοπές.

Χρειάζεται:

• Γρήγορη εικόνα δεδομένων
• Καθορισμός προτεραιοτήτων
• Έλεγχος βασικών κατηγοριών
• Συνεργασία ομάδων
• Καθημερινή συνέπεια

Η προετοιμασία του χειμώνα είναι σημαντική.
Όμως οποιαδήποτε στιγμή μπορούν να γίνουν κινήσεις που θα αλλάξουν το αποτέλεσμα.

Στον χώρο της φιλοξενίας, πολλές φορές 30 σωστές ημέρες αρκούν για να σώσουν μια ολόκληρη σεζόν.

Το άρθρο Η Σεζόν ξεκίνησε χωρίς σχέδιο; εμφανίστηκε πρώτα στο F&B Magazine.