Ο κλάδος της φιλοξενίας, από τη φύση του, είναι ένας κλάδος που εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την εξειδίκευση και ακολούθως από την ανάθεση καθηκόντων. Η ανάθεση βρίσκεται στο επίκεντρο της σωστής ηγεσίας και η δυσκολία έγκειται στο να αποφασίσουν οι ηγέτες ποια καθήκοντα χειρίζονται καλύτερα οι ίδιοι και ποια μπορούν να διεκπεραιωθούν από τα μέλη της ομάδας τους.
Όταν η ανάθεση δεν είναι σωστή, μπορεί να οδηγήσει σε λάθη, μείωση εισπράξεων και σε δυσαρεστημένους πελάτες. Πώς λοιπόν μπορεί να βελτιώσει κανείς την επιτυχία του στην ανάθεση καθηκόντων;
Η ανάθεση ως μέρος σχεδίου ανάπτυξης του προσωπικού.
Ως αρχηγός μιας ομάδας ή ως προϊστάμενος, μπορεί να πιστεύετε ότι πρέπει να αναθέτετε μόνο τις εργασίες που δεν απαιτούν πολύ λεπτό χειρισμό ή τις ειδικές γνώσεις που έχετε. Ωστόσο, είναι καλύτερη πρακτική να κάνει κάποιος την ανάθεση, μέρος του σχεδίου ανάπτυξης του προσωπικού. Πρέπει να αναθέτει κανείς εργασίες όχι μόνο για να μειώσει τον φόρτο εργασίας, αλλά για να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας να αναπτυχθούν και να βελτιώσουν τις δεξιότητες τους.
Υιοθετήστε μικρά trainings
Η τακτική διεξαγωγή κάποιων εκπαιδευτικών session, βοηθά τους επιλεγμένους υπαλλήλους να μάθουν νέα πράγματα και να φέρουν στην επιφάνεια τις πιθανές δεξιότητές τους. Όταν κατακτούν νέες δεξιότητες, αυτό τους καθιστά έτοιμους να αντιμετωπίσουν νέες προκλήσεις, εάν τους αναθέσετε δυσκολότερες εργασίες.
Αναγνωρίστε τις δεξιότητες και αναθέστε βάσει αυτών.
Προσδιορίστε τα δυνατά και αδύνατα σημεία των εργαζομένων. Στη συνέχεια, θα δείτε ότι ορισμένοι υπάλληλοι διαπρέπουν σε συγκεκριμένες εργασίες. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος έχει ένα χάρισμα να προσφέρει στους πελάτες απίστευτη εξυπηρέτηση αλλά δεν έχει καθόλου ομαδικό πνεύμα. Αντίθετα, ένας άλλος υπάλληλος έχει εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια, αλλά δεν μπορεί να επιτύχει στη διαχείριση του χρόνου του.
Αναθέστε εργασίες σύμφωνα με το σύνολο δεξιοτήτων τους, αποφεύγοντας να χρησιμοποιήσουν τα αδύνατα τους σημεία, ώστε να μπορούν να συνεχίσουν να υπερέχουν στον τομέα που τους ταιριάζει. Δεν έχει νόημα να σπαταλάμε τα ταλέντα των εργαζομένων αναγκάζοντάς τους να κάνουν μια δουλειά που δεν αξιοποιεί τις δεξιότητές τους ή που έρχεται σε σύγκρουση με αυτά που δεν μπορούν να κάνουν. Όταν εκχωρεί κανείς εργασίες με βάση τις φυσικές ικανότητες ενός υπαλλήλου, θα τονωθεί η αυτοπεποίθηση τους.
Ορίστε προσδοκίες.
Όταν αναθέτετε μια εργασία, μην αφήνετε τους υπαλλήλους σας να μαντεύουν το τι περιμένετε να κάνουν. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται αυτονόητο, είναι εκπληκτικό το πόσες διαφορετικές ερμηνείες θα ακούσετε από μια ομάδα ατόμων για μια συγκεκριμένη εντολή. Πρέπει να υπάρχει απόλυτη σαφήνεια. Κατόπιν ενημερώστε για τις προσδοκίες που πρέπει να έχουν μετά την επίτευξη μιας εργασίας. Πόσο σημαντικοί ή όχι θα φανούν στα μάτια σας μετά την ολοκλήρωση ενός έργου.
Όταν οι εργαζόμενοι έχουν αρχικά σαφείς οδηγίες και κατόπιν ρεαλιστικές προσδοκίες, αυτό θα αποτρέψει προβλήματα, όπως υπερβολικό άγχος, ή στον αντίποδα να “καβαλήσουν το καλάμι”.
Ανάθεση εξουσίας μαζί με την ευθύνη
Αυτό δεν είναι απόλυτα ρεαλιστικό γιατί η εξουσία μεταβιβάζεται αλλά η ευθύνη ποτέ. Παρόλα αυτά ας έχει ο υπάλληλος μέσα στο μυαλό του την ιδέα οτι τον βαρύνει το αποτέλεσμα της εργασίας που του ανατέθηκε. Πρέπει να νιώθει ο καθένας την ευθύνη για το έργο του παρόλο που ο προϊστάμενος φέρει την συλλογική ευθύνη για τις ενέργειες όλων τους.
Μπορείτε να εκχωρήσετε εξουσία, αλλά δεν μπορείτε να αναθέσετε την ευθύνη. – Πρώην γερουσιαστής των ΗΠΑ Byron Dorgan.
Παρακολουθήστε την εργασία των εργαζομένων χωρίς να είστε υπερβολικοί.
Μόλις γίνει η ανάθεση καθηκόντων, είναι σημαντικό να μην κάνετε μικροδιαχείριση. Η μικροδιαχείριση είναι ένα άλλο λάθος που κάνουν συχνά οι προϊστάμενοι. Όταν οι εργαζόμενοι παρακολουθούνται συνεχώς και ελέγχονται σε κάθε βήμα της διαδρομής, αυτό μπορεί να προκαλέσει δυσαρέσκεια και να επηρεάσει αρνητικά το ηθικό. Αν και είναι αναμφίβολα καλή ιδέα να παρακολουθείτε την πρόοδο σε κάποια τμήματα του έργου, μην το παρακάνετε. Θέστε χρονοδιαγράμματα και αφήστε τον υπάλληλο να σας ενημερώνει. Σε καμία περίπτωση μην προσπαθήσετε να παρακολουθήσετε δι αντιπροσώπου. Να βάλετε άλλους υπαλλήλους δηλαδή να ελέγξουν τον υπάλληλο και να σας το αναφέρουν. Οι εργαζόμενοι μιλάνε μεταξύ τους και αργά ή γρήγορα θα γελοιοποιηθείτε.
Επιβραβεύστε και αναγνωρίστε μια καλή δουλειά.
Είναι σημαντικό να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας ότι παρατηρείτε και εκτιμάτε τη σκληρή δουλειά που κάνουν. Οι ευχαριστίες σας μπορούν να βοηθήσουν πολύ. Επίσης, μην ξεχνάτε τη δημόσια αναγνώριση. Αναγνωρίστε κάποιον μπροστά στην ομάδα για το ότι προοδεύει προσφέροντας περισσότερο από οτι του ζητήθηκε!
Μην λέτε στους ανθρώπους πώς να κάνουν πράγματα, πείτε τους τι να κάνουν και αφήστε τους να σας εκπλήξουν με τα αποτελέσματά τους. — Στρατηγός Πάτον.
Διαχειριστείτε τα λάθη με ωριμότητα.
Είναι σημαντικό να μην παραβλέπετε τα λάθη. Το βασικό στοιχείο εδώ είναι η αντίδραση που θα έχετε όταν παρατηρήσετε αυτά τα σφάλματα. Όταν αναγνωρίζετε τα λάθη και τους βοηθάτε να τα διορθώσουν, στέλνετε ένα ισχυρό μήνυμα στους υπαλλήλους σας ότι είστε αφοσιωμένοι στο να τους κάνετε να εξελιχθούν.
Επίσης, να έχετε κατά νου ότι όταν κάνετε ανάθεση, θα υπάρξουν και περιπτώσεις που ο υπάλληλος μπορεί να μην ανταποκριθεί στις προσδοκίες σας. Κατανοήστε ότι η μάθηση δεν είναι μια αυτόματη διαδικασία. Αντί να ανακαλέσετε την εργασία από το άτομο αυτό, μάθετε τι πήγε στραβά και τι μπορείτε να κάνετε εσείς για τον υπάλληλο για να τον βελτιώσετε. Πρέπει να διατηρείτε την ψυχραιμία σας και να αντιμετωπίζεται ήπια τα μικρά θέματα και λίγο πιο έντονα τα σοβαρά. Όπως έλεγε και ο Κομφούκιος “Μην χρησιμοποιείτε κανόνι για να σκοτώσετε ένα κουνούπι”.
Το καλύτερο στέλεχος είναι αυτό που έχει αρκετή λογική για να επιλέξει σωστά άτομα για να κάνουν αυτό που θέλει και αυτοσυγκράτηση για να μην ανακατευτεί μαζί τους όσο το κάνουν. — Theodore Roosevelt.
Η σωστή ανάθεση καθηκόντων μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα, το ηθικό της ομάδας και να προβάλει τους ανθρώπους που θα αναβαθμιστούν όταν υπάρξουν θέσεις μέσα στην εταιρεία. Ωστόσο, η κακή ανάθεση μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, μειωμένη παραγωγικότητα και αισθήματα απογοήτευσης μεταξύ των μελών της ομάδας. Είναι ζωτικής σημασίας να επιτευχθεί μια ισορροπία διασφαλίζοντας ότι οι εργασίες συνδυάζονται με τα σωστά άτομα και υποστηρίζονται με σαφή επικοινωνία και καθοδήγηση.
Photos by: Image by gpointstudio on Freepik, Image by Drazen Zigic on Freepik
